Digitales Dokumenten Management Immobiliendienstleister

 

Physische Dossiers und Formulare

Ausgangslage

Um den Umgang mit Dokumenten im Unternehmen zu verbessern und deren  Verfügbarkeit unternehmesweit sicherzustellen, wollte ein grosser Immobilendienstleister seine Dokumente digitalisieren.

Das Vorhaben betraf über 900 Mitarbeiter, über 600’000 einkommende Briefe und Rechnungen pro Jahr, über 100’000 Mieterdossiers und über 3’000 Liegenschaftsdossiers.

Erfolge

Als Product Owner konnten wir der Geschäftsleitung den Umfang dieses umfangreichen und komplexen Vorhabens sowie Auswirkungen, Kosten und Nutzen übersichtlich und transparent darstellen und ihre Zustimmung für die Umsetzung einholen. 

Unsere Aktivitäten

Als Projektleiter haben wir: 

  • Ein übergreifendes Konzept zum Thema Dokumenten Management in Bezug auf das Input Management, die Digitalisierung des physischen Posteingangs,  Kreditorenworkflow, elektronische Dossiers, Archivierung, Digitalisierung der bestehenden Liegenschafts-, Mieter und Personaldossier, Output Management erstellen. 
  • Auswirkungen, Kosten und Nutzen des Vorhabens klar und übersichtlich aufgezeigt, inklusive einer Berechnung des “Total Cost of Ownership” (TCO) über 4 Jahren.
  • Das Thema im Kontext eines unternehmensweiten Datenmanagement basierend auf dem Enterprise Information Management Framework von Gartner in Perspektive platziert.
  • Strategische Partner für das Outsourcing der Bearbeitung des Posteingangs und die Digitalisierung der physischen Dossiers evaluiert und bestimmt. 
  • IT-Lösungen evaluiert und bestimmt (elektronischen Postkorb, elektronischen Dossiers, Kreditoren-Workflow, Output Management).
  • Ein Pilot für das Outsourcing des Posteingangs sowie die Digitalisierung der Mieter- und Liegenschaftsdossiers aufgesetzt.
  • Ein Pilot für die automatische Erhebung von Energiedaten aus Energierechnungen aufgesetzt.
  • Die Finanzierung und das Go-Ahead von der Geschäftsleitung eingeholt.

Schlagwörter

  • Archivierung
  • GeBüV
  • Compliance
  • Document Management (DMS)
  • Input Management
  • Output Management (OMS)
  • Data Management
  • e-Rechnungen
  • Digitalisierung von Dokumente und Dossiers. 

Bemerkung: Wir haben das Projekt wurde als Angestellter bei einem früheren Arbeitgeber durchgeführt.