Situation initiale
Un important prestataire de services immobiliers a décidé de digitaliser la gestion des ses documents et de numériser ses dossiers pour faciliter l’accès à leur information dans l’entreprise.
Ce projet concernait plus de 900 employés, plus de 600’000 lettres et factures entrantes par année, plus de 100’000 dossiers locataires et plus de 3’000 dossier d’immeubles.
Succès
En tant que chef de projet, nous avons pu présenter à la direction de l’entreprise l’étendue de ce projet complexe ainsi que ses ramifications, impacts, coûts et bénéfices de manière claire et transparente.
Activités
En tant que chef de projet, nous avons:
- Créer un concept global pour la gestion de document, en incluant notamment l'”input management”, la numérisation du courrier physique, les processus de gestion des créanciers, les dossiers électroniques, l’archivage des documents, la numérisation des dossiers d’immeubles, de locataires et du personnel et l'”output management”.
- Résumé les thèmes de manière facile à comprendre et calculé un coût total de la solution sur 4 ans (“Total Cost of Ownership” ou TCO).
- Placé le sujet dans le contexte d’une gestion des données à l’échelle de l’entreprise basée sur l’Enterprise Information Management Framework de Gartner.
- Evalué et déterminé des partenaires pour le traitement du courrier entrant et la numérisation des dossiers.
- Evalué et déterminé des solutions informatiques (boîte aux lettres électronique, dossiers électroniques, workflow créancier, output management).
- Organisé un pilote pour le traitement du courrier entrant et la numérisation des dossiers locataires et immobiliers.
- Organisé un pilote pour la lecture et la collecte automatique de données énergétiques des factures énergétiques.
- Obtenu le financement et le feu vert de la direction pour la réalisation du projet.
Mots-clés
- Archivage
- Olico
- Compliance
- Document Management (DMS)
- Input Management
- Output Management (OMS)
- Gestion de données
- Factures électroniques
- Numérisation de documents et de dossiers
Remarque : Nous avons réalisé le projet en tant qu’employé d’un ancien employeur.