Situation initiale
Swiss Life recherchait une solution pour numériser et gérer ses dossiers du personnel conformément à l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (OELC). La solution couvre la numérisation des dossiers papier, un système de gestion électronique de documents (GED) basé sur le cloud ainsi qu’un service de signature électronique. En outre, la solution devait pouvoir s’intégrer de manière standard avec le système de gestion du capital humain (GCH) cloud de Swiss Life.
Succès
Nous avons identifié et mis en place, en très peu de temps, une solution largement soutenue en interne et répondant de manière optimale aux besoins du client.
Aktivitäten
En tant que consultants externes, nous avons :
- Recueilli et harmonisé les exigences avec les parties prenantes internes.
- Réalisé une étude de marché pour les solutions GED, les signatures électroniques et la numérisation des documents.
- Analysé les dossiers du personnel, défini la structure cible des dossiers et les classes de documents.
- Assuré la gestion des parties prenantes.
- Élaboré l’appel d’offres (y compris le formulaire des prix).
- Évalué les offres et formulé des recommandations.
- Vérifié les aspects de sécurité informatique et de protection des données avec les responsables « compliance » internes.
- Présenté les résultats à la direction générale.
Mots-clés
- Ressources humaines
- Gestion électronique des documents (GED)
- Numérisation de documents
- Signatures électroniques
- Conformité OELC
- Conformité, sécurité informatique et protection des données
- Cloud
- Intégration GCH
- Analyse métier